Temos uma vida bem agitada irmãos, e confiar na mente pode nos levar a esquecer inúmeros eventos e compromissos. Por isso, utilizar agenda é importante. Nela, anotamos o que nossa mente não pode armazenar, e na mente damos vida criativa a essa ação ou evento.
A agenda é o caminho confiante do que você tem a realizar ao longo do dia e da semana. Existem diversos tipos de agendas: eletrônicas ou aplicativos como o Google Agenda, impressas, os planejadores (popularmente conhecidos por planners), o bullet journal… E cada tipo, corresponde a um estilo pessoal de organização. Mas, em todas elas o caminho é o mesmo: anotar eventos de rotina, compromissos, lembretes e prazos, e atividades pontuais.
Um erro comum ao utilizar agendas é fazer das páginas infinitas listas de desejos e tarefas. Isso mesmo, coisas desejáveis e tarefas não entram na agenda. A agenda não é um livro de sonhos, é o espaço onde o agora tem o seu lugar. Para sua lista de desejos e tarefas, tente utilizar um caderno de projetos ou a página de anotações fora das áreas datadas da sua agenda. Para ficar mais claro, lembre-se que os tipos de eventos que entram na agenda são:
- COMPROMISSOS com data e horário para acontecer (festas, cursos, atividades, seminários, palestras…).
- ROTINA, como aquilo que já faz parte do seu dia a dia. As ações recorrentes, por exemplo, o tempo que você passa no trânsito, os dias de trabalho.
- LEMBRETES E PRAZOS, que são as informações que precisam ser acessadas em dias específicos: vencimentos de contas, entregas de relatórios, e também aniversários.
- E os PONTUAIS, que são as atividades que DEVEM ser feitas em uma data sem mais ou menos. As ações pontuais, não são os desejáveis, são os que realmente farei e que devem ser selecionadas com critério e atenção para não haver choque com outros eventos. Exemplo: retiros, congressos, reciclagem…
Outra coisa importante é que no passar do dia vamos recordando algumas coisas que não haviam entrado na agenda. Se for algo já com data e horário definido, anote! Caso exija que você pense melhor em como se dará esse evento, anote num caderno a parte, para que ao final do dia, você processe a informação coletada e adicione no momento ideal da sua agenda.
Para diferenciar os eventos, escreva sempre com uma única cor de caneta, e tenha marcadores de texto de cores diferentes. Determine para cada categoria de evento uma cor…
- Compromissos – AZUL
- Rotina – LARANJA
- Lembretes e prazo – VERMELHO
- Pontuais – VERDE
E não esqueça: não confiar na mente. Ela não foi feita para armazenar informações, por mais que você seja bom em lembrar. Anote tudo. É ideal que ao escolher sua agenda, você saiba que ela precisará andar com você! Muitos dizem que não sabem usar uma agenda, ou que precisam aprender um método de organização, mas a verdade é que você precisa conhecer sua agenda e tê-la com você. Se você não sabe qual tipo de agenda utilizar, confira a seguir algumas vantagens, funções e desvantagens dos modelos citados:
- A agenda DIGITAL, é fácil de levar a qualquer lugar. Possui como vantagem a capacidade de sincronização com outros dispositivos, contas e computadores; permite também o compartilhamento de eventos com outros usuários. Cria datas recorrentes com uma única tarefa, podendo inserir anexos, links, e ativar notificações… A desvantagem é utilizar o celular em lugares perigosos ou estar o tempo todo conectado.
- As agendas IMPRESSAS são simples e tradicionais e tem como vantagem o formato pronto, pequeno e facilmente portátil. A desvantagem é o espaço e o modo que nem sempre comporta toda informação que você precisa capturar, mas que com criatividade você pode transformar em um grande instrumento de organização.
- O PLANNER é uma moda atualmente, e é bem mais personalizável. Possui sessões específicas e você pode escolher de acordo com suas necessidades. A desvantagem é o preço. Bons planejadores não são baratos – variam de R$ 60 a R$ 400 reais. Podendo ser utilizado e refeito com meios mais baratos, basta ativar seu modo criativo.
- O BULLET JOURNAL é um modelo democrático criado por um designer que buscava algo minimalista. É um caderno + data + listas. É caracterizado pelo uso de símbolos, traços, bolinhas e desenhos. Sua vantagem é que não é preciso esperar datas e pode ser feito com qualquer caderno. Já existem técnicas que favorecem e ensinam a personalização. É simples e barato.
Para finalizar: um segredo
Para que o uso da agenda funcione, é preciso a revisão semanal. Tente antes da semana começar revisar os eventos e se organizar para cumpri-los, como também no final da semana, revisar o que foi adiado, realizado ou cancelado, porque isso pode determinar o andamento das semanas seguintes. Revise sem culpa do que não foi cumprido, e não se acomode com os erros e os esquecimentos, que poderão acontecer.
Também revise sua agenda do dia, logo no início da manhã. Tenha como meta zerar os compromissos, com o melhor de si. Tenha foco e responsabilidade e trabalhe no que está programado, preparando-se para lidar com imprevistos. Para os imprevistos é bacana também deixar tempos de respiro na agenda, não coloque tudo que precisa ser feito naquele dia. Analise, revise, e sabia até onde você pode ir e quanto tempo pode investir.
Organização é oração, discernimento e autoconhecimento. Com esses três pontos, você conseguirá administrar seus eventos em 2019!
