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Dicas práticas para organizar o e-mail e as mensagens do WhatsApp 

Para simplificar o processo de leitura diária dos e-mails e do Whatsapp, comece por identificar um processo eficiente para você fazer uma triagem de tudo que recebeu.

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Caixa de entrada para alguns é um ambiente assustador. Porém, esse ambiente que encontramos dentro de nossa conta de e-mail pode trazer oportunidades, notícias e demandas que precisam ser acompanhadas ou resolvidas. Mas se sua caixa de entrada só possui entradas e não saídas é porque você ainda não tem o hábito de verificar seus e-mails e dar um destino a eles.  Vamos agora ajudar você a organizar seu e-mail e suas mensagens no WhatsApp.

Para simplificar o processo de leitura diária dos e-mails, comece por identificar um processo eficiente para você fazer uma triagem de tudo que recebeu. Dentro desse processo, existem algumas considerações ideais como por exemplo:

1 – Horário de checagem

Checar e-mails em horário comercial porque algumas questões só podem ser resolvidas dentro desse período. Por isso, se você for definir um horário de leitura, tente fazer isso um pouco depois das 8 horas, porque o horário comercial já está funcionando e e-mails importantes já estarão na caixa de entrada. Além disso, dê uma olhada antes do dia ou do seu expediente encerrar — calculando um tempo de segurança para que “e-mails emergentes” tenham chance de serem resolvidos.

2 – Elimine conteúdos desnecessários

Outra consideração é eliminar poluições como aquelas inscrições desnecessárias: sites de lojas, empresas que vendem cursos que você não possui mais interesse, newsletters em geral com conteúdos que não estão relacionados com seu desenvolvimento e as notificações de redes sociais. Esses dois pontos já diminuem 70% dos e-mails que você recebe diariamente e, assim, você mantém na sua caixa de entrada somente e-mails importantes.

3 – Saiba o que fazer com os e-mails

Adaptando uma parte do fluxo de trabalho proposto por David Allen em seu método GTD – Getting Things Done (A arte de fazer acontecer) durante o processo de leitura, veja a utilidade do e-mail e sua demanda: se for algo que posteriormente você não vá utilizar, exclua; se for algo que você pode resolver facilmente, resolva e se for algo que pode construir seu conhecimento ou que mais tarde você precise consultar, armazene. 

Organizar a caixa de entrada do Whatsapp 

O Whatsapp tem a visão similar a um e-mail possibilitando que após a leitura e tendo resolvido aquela mensagem você a “arquive”, esvaziando sua caixa de entrada. Ou seja, resolvidos ficam arquivados e não resolvidos estarão sempre na caixa de entrada do WhatsApp — desse modo, a desculpa de “esqueci de responder” não valerá porque na sua visão aquela mensagem enquanto não arquivada estará como não resolvida e a relação com o Whatsapp passa a ser mais equilibrada.

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